Cold mailing RODO i prawo komunikacji elektronicznej w Leadomacie
Outbound, który łamie prawo albo pali domenę, kosztuje więcej, niż przynosi. Dlatego zasady zgodności są wbudowane w Leadomat: w pierwszą wiadomość, w stopkę, w listę wypisanych i w sposób wysyłki. Poniżej opisujemy dokładnie, jak to działa.
Wysyłka wyłącznie z Twoich domen i skrzynek
Każda kampania wychodzi z domen i skrzynek Twojej firmy, podłączonych do Leadomatu przez Google Workspace, Microsoft 365 albo SMTP. Nie wysyłamy Twoich kampanii z naszych domen ani przez nasze serwery pocztowe.
- Rekomendujemy osobną domenę do outboundu, żeby chronić główną domenę firmy.
- Pomagamy ustawić rekordy SPF, DKIM i DMARC.
- Nowe skrzynki rozgrzewają się stopniowo, zanim dostaną pełny limit.
- Każda skrzynka ma dzienny limit wysyłki i okno godzin pracy.
- Adresy są weryfikowane przed wysyłką, żeby nie odbijać się od nieistniejących skrzynek.
Maile, które wysyła sam Leadomat (kod logowania, powiadomienia o koncie), to wyłącznie wiadomości transakcyjne do Ciebie. Kampanie Twojej firmy nigdy nie idą tą drogą.
Pierwsza wiadomość z prośbą o zgodę według prawa komunikacji elektronicznej
Pierwsza wiadomość nie ma być ofertą w przebraniu. Ma zapytać, czy wolno ją przedstawić.
Prawo komunikacji elektronicznej, stosowane od 10 listopada 2024 roku, wymaga uprzedniej zgody na przesyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną. Dotyczy to także firm i adresów służbowych.
Dlatego do adresata w Polsce Leadomat wysyła pierwszą wiadomość bez treści handlowej: krótko przedstawia nadawcę i pyta, czy może przesłać informację o ofercie. Ofertę wysyłasz dopiero po zgodzie.
- Pierwsza wiadomość nie zawiera cen, rabatów, opisu usług ani linków do oferty.
- Odpowiedź „tak” zapisujemy jako zgodę, z datą i treścią odpowiedzi.
- Odpowiedź „nie” albo brak odpowiedzi kończy sekwencję z ostatnią, uprzejmą wiadomością.
- Dla innych krajów ustawiasz zasady zgodne z prawem kraju adresata.
Podstawa prawna, obowiązek informacyjny i źródło danych w RODO
Dane kontaktowe osób w firmach to dane osobowe. Leadomat daje Ci narzędzia, żeby przetwarzać je uczciwie i z dokumentacją.
Podstawa przetwarzania
W kontakcie B2B najczęściej wskazywaną podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ocenę, czy ta podstawa pasuje do Twojej kampanii, robi Twoja firma jako administrator.
Obowiązek informacyjny
Gdy dane nie pochodzą od osoby, której dotyczą, art. 14 RODO wymaga poinformowania jej o administratorze, celu, kategorii danych, źródle i prawach. Leadomat dodaje taką informację w stopce każdej wiadomości.
Źródło danych przy każdym rekordzie
Firmy i kontakty pochodzą z legalnych źródeł danych firmowych: rejestrów publicznych, stron internetowych firm i danych udostępnionych do celów biznesowych. Przy każdym rekordzie zapisujemy źródło i datę pozyskania, więc na pytanie „skąd macie mój adres” odpowiadasz w minutę.
Minimalizacja danych
Zbieramy tylko to, co potrzebne do kontaktu B2B: nazwę firmy, stanowisko, służbowy adres i publiczne informacje o firmie. Nie szukamy prywatnych adresów ani danych szczególnych kategorii.
Wspólna lista wypisanych dla całego konta
Wypis działa kliknięciem linku w stopce albo zwykłą odpowiedzią w stylu „proszę nie pisać”. System rozpoznaje taką odpowiedź i od razu dodaje adres do listy wypisanych.
- Lista jest wspólna dla wszystkich skrzynek, kampanii i handlowców na koncie.
- Wypisany adres nie trafi do żadnej nowej sekwencji, także po imporcie z CSV albo CRM.
- Sprzeciw wobec przetwarzania obsługujesz jednym kliknięciem w panelu.
LinkedIn bez bota, bo handlowiec klika sam
Regulamin LinkedIn nie pozwala na automaty i boty działające na koncie użytkownika. Leadomat nie loguje się na Twoje konto i nie wysyła niczego w Twoim imieniu. Przygotowuje zadania: kogo zaprosić, z jaką notatką i co napisać po przyjęciu zaproszenia. Handlowiec wysyła to sam. Więcej: generowanie leadów na LinkedIn.
Umowa powierzenia i role stron
Twoja firma jest administratorem danych kontaktów w kampaniach. Leadomat przetwarza je w Twoim imieniu i na Twoje polecenie. Umowę powierzenia przetwarzania danych zawieramy z każdym klientem. Wzór: umowa powierzenia.
Bezpieczeństwo dla zarządu i działu IT
- Szyfrowane połączenia i szyfrowanie danych w spoczynku.
- Dostęp do skrzynek przez autoryzację Google albo Microsoft, bez przechowywania haseł tam, gdzie to możliwe.
- Role i uprawnienia w zespole, dziennik zdarzeń w planie Enterprise.
- SSO (SAML, Google, Microsoft) w planie Enterprise.
- Eksport i usunięcie danych po zakończeniu umowy.
- Przegląd bezpieczeństwa z działem prawnym klienta w planie Enterprise.
Czego Leadomat nie robi
Więcej o prawie i praktyce: cold mailing a RODO i cold mailing zgodny z prawem.
- Nie wysyła kampanii z naszych domen.
- Nie kupuje ani nie sprzedaje list adresów prywatnych.
- Nie loguje się na konta LinkedIn.
- Nie wysyła oferty do adresata w Polsce bez jego zgody.
- Nie ukrywa, skąd pochodzą dane.
- Nie obiecuje liczby spotkań, której nie da się uczciwie obiecać.