Cold email przykład i siedem pierwszych wiadomości, które dostają odpowiedź

Kiedy użyć: zawsze jako pierwszą wiadomość do adresata w Polsce. Prawo komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody na przesłanie informacji handlowej drogą elektroniczną, także wobec firm. Ta wiadomość nie zawiera oferty, cen ani zachęty do zakupu. Pyta tylko o zgodę.

Dzień dobry {imię},

nazywam się {Twoje imię} i odpowiadam za współpracę z firmami z branży {branża} w {Twoja firma}. Piszę do Pani lub Pana, ponieważ odpowiada Pani lub Pan w {firma} za {obszar}.

Czy mogę przesłać krótką informację o tym, czym się zajmujemy? Jeśli temat nie jest dla Pani lub Pana, wystarczy odpisać „nie”, a więcej nie napiszę.

Pozdrawiam, {Twoje imię}

Dlaczego działa: jest uprzejma, krótka i daje adresatowi pełną kontrolę. Odpowiedź „tak” to jednocześnie zgoda i sygnał zainteresowania. W stopce dodaj informację o administratorze danych, źródle danych i prawie do sprzeciwu, zgodnie z art. 14 RODO.

Kiedy użyć: gdy firma szuka ludzi na stanowisko związane z problemem, który rozwiązujesz. Ten i kolejne wzory z treścią o ofercie wysyłasz w Polsce dopiero po uzyskaniu zgody (na przykład w odpowiedzi na wzór 1), a za granicą po sprawdzeniu przepisów kraju adresata.

Dzień dobry {imię},

widzę, że {firma} szuka {stanowisko}. Zwykle oznacza to, że {obszar} rośnie szybciej niż zespół.

Pomagamy firmom z branży {branża} przejąć część tej pracy, zanim nowa osoba się wdroży: {jedno zdanie o usłudze}.

Czy warto porozmawiać przez piętnaście minut w przyszłym tygodniu?

Dlaczego działa: powód kontaktu jest prawdziwy i sprawdzalny, a wiadomość łączy go z konkretnym kosztem po stronie adresata.

Kiedy użyć: gdy firma otwiera magazyn, zakład, biuro albo wchodzi na nowy rynek. To dobry moment, bo wtedy zapadają decyzje o nowych dostawcach.

Dzień dobry {imię},

gratuluję otwarcia {obiekt} w {miasto}. Przy uruchamianiu nowej lokalizacji zwykle trzeba szybko ustalić {obszar}.

Od lat pracujemy z firmami w regionie {region} przy {jedno zdanie o usłudze}.

Czy temat {obszar} w {miasto} jest już zamknięty, czy jeszcze otwarty?

Dlaczego działa: pytanie na końcu jest łatwe i nie wymaga deklaracji zakupu. Odpowiedź „jeszcze otwarty” sama zaprasza do rozmowy.

Kiedy użyć: gdy w firmie zmienił się dyrektor sprzedaży, operacji, finansów albo IT. Nowa osoba często przegląda dostawców i procesy w pierwszych miesiącach.

Dzień dobry {imię},

gratuluję nowej roli w {firma}. Wiele osób na stanowisku {stanowisko} w pierwszych miesiącach porządkuje {obszar}.

Jeśli to także Pani lub Pana plan, mogę przesłać krótką listę pytań, której używają nasi klienci przy takim przeglądzie. Bez spotkania i bez zobowiązań.

Czy przesłać?

Dlaczego działa: oferuje coś użytecznego od razu, bez prośby o czas w kalendarzu. Pierwsza odpowiedź jest tania dla adresata.

Kiedy użyć: gdy nie wiesz, kto w firmie decyduje o Twoim obszarze, albo gdy piszesz do prezesa średniej firmy, który sam się tym nie zajmuje.

Dzień dobry {imię},

szukam osoby w {firma}, która odpowiada za {obszar}. Czy to Pani lub Pan, czy ktoś inny w zespole?

Będę wdzięczny za wskazanie właściwej osoby.

Dlaczego działa: pytanie jest proste i nie wymaga decyzji. Wskazanie osoby przez przełożonego zwiększa szansę, że wiadomość do niej zostanie przeczytana. Pamiętaj, że wskazana osoba także musi dostać informację o źródle danych.

Kiedy użyć: trzy albo cztery dni robocze po pierwszej wiadomości, jeśli nie było odpowiedzi. Wysyłasz go w tym samym wątku, żeby adresat widział kontekst.

Dzień dobry {imię},

wracam do mojej poprzedniej wiadomości, bo mogła zginąć wśród innych. Czy {pytanie z pierwszej wiadomości}?

Wystarczy krótkie „tak” albo „nie”.

Dlaczego działa: nie powtarza całej treści, tylko przypomina pytanie i obniża próg odpowiedzi. Każda odpowiedź, także automatyczna odpowiedź o nieobecności, powinna od razu zatrzymać kolejne follow-upy dla tej osoby.

Kiedy użyć: jako ostatni krok sekwencji, zwykle tydzień albo dwa po drugim follow-upie. To uprzejme zakończenie, a nie nacisk.

Dzień dobry {imię},

nie chcę zajmować Pani lub Pana czasu, więc to moja ostatnia wiadomość w tej sprawie.

Gdyby temat {obszar} wrócił w przyszłości, jestem pod tym adresem.

Pozdrawiam, {Twoje imię}

Dlaczego działa: wiele odpowiedzi przychodzi właśnie na tę wiadomość, bo adresat wie, że nie będzie dalszych przypomnień. Po niej kontakt nie dostaje już żadnej wiadomości z tej kampanii.

Dobra sekwencja B2B w Polsce wygląda zwykle tak: wzór 1 jako pierwsza wiadomość, wzór 6 jako przypomnienie, wzór 7 jako zakończenie. Po odpowiedzi „tak” wysyłasz treść o ofercie, opartą na wzorze 2, 3 albo 4, zależnie od sygnału, który masz. Wzór 5 zostaw na firmy, w których nie znasz właściwej osoby.

Wiadomość po zgodzie to osobny tekst. Adresat sam poprosił o informację, więc możesz napisać więcej niż w pierwszym kontakcie, ale nadal krótko: trzy albo cztery zdania o tym, co robisz dla firm podobnych do jego firmy, jeden konkretny efekt, który potrafisz opisać bez przesady, i propozycja dwóch terminów krótkiej rozmowy. Zapisz w historii kontaktu, kiedy i w jakiej formie adresat zgodził się na ofertę, bo to Twój dowód zgody.

Testuj jedną zmianę naraz. Jeśli jednocześnie zmienisz temat, pierwsze zdanie i pytanie na końcu, nie dowiesz się, co zadziałało. Zacznij od tematu i pierwszego zdania, bo to one decydują, czy wiadomość zostanie przeczytana.

Czego unikać przy każdym wzorze:

Jeśli chcesz porównać, jak wzory wpisują się w cały proces, zajrzyj do przewodnika cold mailing co to oraz do opisu, jak wygląda umawianie spotkań B2B po pozytywnej odpowiedzi.