Baza mailingowa cena i ile kosztuje baza mailingowa firm do kupienia

Pierwszy czynnik to źródło danych. Większość tanich baz powstaje z publicznych rejestrów, więc dostajesz to samo, co możesz pobrać z CEIDG i KRS, tylko w jednym pliku i z filtrami. Taki rekord ma nazwę, NIP, adres, kod PKD i adres e-mail podany przy rejestracji, często biuro@ albo prywatną skrzynkę właściciela sprzed kilku lat.

Drugi czynnik to segmentacja. Za filtr branży, województwa i liczby pracowników płacisz więcej, ale dostajesz mniej przypadkowych firm. Trzeci to osoba po drugiej stronie. Rekord z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem dyrektora sprzedaży albo kierownika zakupów kosztuje kilkadziesiąt razy więcej niż sam adres firmy, bo ktoś musiał go znaleźć i sprawdzić.

Czwarty czynnik to świeżość. Dostawcy sami przyznają, że w bazie starszej niż rok zwykle 10 do 20 procent rekordów jest nieaktualnych, a przy tanich bazach odsetek odbitych wiadomości potrafi dojść do kilkunastu procent zamiast 3 do 5 procent po weryfikacji. Każdy taki adres to nie tylko zmarnowany grosz, ale i sygnał dla dostawców poczty, że Twoja domena wysyła na przypadkowe adresy.

Cena za rekord wprowadza w błąd, bo kupujesz adresy, a płacisz za rozmowy. Przykład z założeniami, które łatwo podmienić na własne: kupujesz 2 000 firm po 0,10 zł, czyli płacisz 200 zł. Jeśli 15 procent adresów jest nieaktualnych, zostaje 1 700. Jeśli tylko co trzeci adres trafia do osoby, która decyduje o zakupie, a reszta to skrzynki ogólne czytane przez recepcję, realnie docierasz do około 570 decydentów. Cena za rekord rośnie wtedy z 10 groszy do około 35 groszy, a to jeszcze przed kosztem wysyłki, przypomnień i czasu handlowca.

Druga część rachunku to narzędzie do wysyłki. Baza to plik, a ktoś musi go wgrać do programu, napisać sekwencję, rozgrzać skrzynki i sortować odpowiedzi. Programy do wysyłki kosztują od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie, co porównujemy na stronie program do cold mailingu, a kilka godzin pracy handlowca tygodniowo bywa największą pozycją w całym koszcie.

Samo kupienie bazy firm z publicznych rejestrów jest legalne, ale z chwilą pobrania pliku stajesz się administratorem danych i odpowiadasz za to, co z nimi zrobisz. Dane jednoosobowych działalności to dane osobowe, więc obowiązuje RODO, w tym art. 14, czyli obowiązek poinformowania osoby, skąd masz jej dane, najpóźniej przy pierwszym kontakcie. Prezes UODO ukarał już w 2019 roku firmę, która przetwarzała dane przedsiębiorców z rejestrów bez spełnienia tego obowiązku, kwotą około 943 tys. zł.

Druga zasada dotyczy samej wysyłki. Od 10 listopada 2024 roku obowiązuje Prawo komunikacji elektronicznej, a jego art. 398 wymaga uprzedniej zgody adresata na informację handlową wysyłaną e-mailem, także do firm. Zakup bazy nie daje tej zgody, nawet jeśli sprzedawca pisze, że baza jest „zgodna z RODO”. Bezpieczna droga to pierwsza wiadomość bez oferty, z prośbą o zgodę na jej przedstawienie i łatwą rezygnacją. Więcej o tym piszemy we wpisie cold mailing a RODO i na stronie zgodność z RODO i PKE.

Kupno bazy ma sens, gdy masz już program do wysyłki, sprawdzone skrzynki i osobę, która co tydzień poprowadzi kampanię. Jeśli brakuje któregoś z tych elementów, plik z adresami leży na dysku albo wychodzi do niego jedna masowa wiadomość, która ląduje w spamie.

Leadomat w przeliczeniu na firmę kosztuje więcej niż najtańszy rekord z rejestru, około 1,67 zł przy pełnym limicie planu Start. W tej cenie jest jednak wybór firm według Twojego klienta idealnego, kontakt do właściwej osoby, sekwencja z prośbą o zgodę, przypomnienia i posortowane odpowiedzi, więc nie płacisz osobno za program, rozgrzewanie skrzynek i godziny handlowca. Jak to działa na listach firm, opisujemy na stronie baza firm do sprzedaży.

Jeśli zamiast bazy wolisz od razu dostawać gotowe zapytania od firm z budżetem, to osobny model rozliczany za zapytanie, a nie za adres. Pełne porównanie stawek w modelu za lead, za spotkanie i w abonamencie jest we wpisie ile kosztuje lead B2B.

Od około 4 groszy do kilku złotych za rekord. Tanie pakiety z rejestrów kosztują 50 do 500 zł za kilka lub kilkadziesiąt tysięcy firm, typowa baza 1 000 firm z e-mailem i telefonem około 150 do 200 zł, a baza z nazwiskami decydentów i weryfikacją około 3 000 do 5 000 zł za tysiąc rekordów.

Tak, bazę firm z publicznych rejestrów można kupić legalnie, ale kupujący staje się administratorem danych. Musi poinformować adresatów o źródle danych zgodnie z art. 14 RODO, a na wysłanie oferty e-mailem potrzebuje uprzedniej zgody adresata według art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.

Nie. Zgodność bazy z RODO oznacza, że dane pozyskano legalnie, a nie że adresat zgodził się na informację handlową. Pierwsza wiadomość powinna być prośbą o zgodę na przedstawienie oferty, a dopiero po odpowiedzi „tak” możesz ją wysłać.

W bazach starszych niż rok zwykle 10 do 20 procent rekordów jest nieaktualnych, a w najtańszych bazach odsetek odbitych wiadomości potrafi przekroczyć 15 procent. Po weryfikacji adresów dobry wynik to poniżej 5 procent odbić.

Sam plik z bazą jest tańszy na start, ale wymaga programu do wysyłki, rozgrzanych skrzynek i pracy handlowca. Narzędzie w abonamencie, takie jak Leadomat od 999 zł netto miesięcznie, łączy wybór firm, wysyłkę, przypomnienia i sortowanie odpowiedzi w jednej cenie.